4.4　设置数据的显示方式

Access为不同的数据类型提供了大量的内置格式，这些格式控制着在字段中输入数据时数据的显示方式。如果对数据的显示方式有特殊要求，则可以使用格式代码自定义设置数据的显示方式。注意，无论是内置格式还是自定义格式，都只改变数据的显示外观，不会影响数据的内容本身。

4.4.1　设置Access内置格式

如果要为字段设置Access内置格式，可以在设计视图中单击要设置的字段，然后在“常规”选项卡中单击“格式”属性右侧的文本框，激活其中的下拉按钮，单击该按钮，在打开的下拉列表中选择一种内置格式。如图4-37所示为“数字”数据类型的字段包含的内置格式。“日期／时间”和“是／否”两种数据类型也包含内置格式。

图4-37　选择内置的数字格式

4.4.2　自定义文本格式

如果Access内置格式无法满足特定的数据显示需求，则可以输入自定义格式代码。表4-4列出了通用于不同数据类型的格式代码。

表4-4　通用于不同数据类型的格式代码

除了表4-4中列出的通用格式代码外，不同的数据类型还拥有一套特定的格式代码，这些代码只适用于特定的数据类型。表4-5列出了适用于“文本”数据类型的格式代码。

表4-5　适用于“文本”数据类型的格式代码

“文本”数据类型的格式代码包括以下两个部分，它们之间使用分号分隔。

• 第一部分：设置有实际内容的文本的格式。
• 第二部分：设置零长度字符串和空值的格式。

当单元格中包含文本时，将显示由第一部分设置的格式，否则显示由第二部分设置的格式。

如图4-38所示，如果在表中输入了商品的名称，则显示该名称，否则显示“待输入”。实现此功能的操作步骤如下：

（1）在设计视图中打开要设置的表，单击“名称”字段所在行中的任意一个单元格。在下方的“常规”选项卡中单击“格式”属性右侧的文本框，然后输入下面的格式代码，如图4-39所示。

图4-38　自定义商品名称的显示方式

图4-39　输入格式代码

     @;"待输入"

（2）保存对表设计的修改，然后切换到数据表视图，当在“名称”字段中输入数据时将按照输入的内容原样显示，若未输入数据则显示“待输入”。

提示：在表中输入数据的方法将在第6章进行介绍。

4.4.3　自定义数字格式

“数字”数据类型的格式代码包括以下几个部分，它们之间使用分号分隔。

• 第一部分：设置正数的格式。
• 第二部分：设置负数的格式。
• 第三部分：设置零值的格式。
• 第四部分：设置空值的格式。

表4-6列出了适用于“数字”和“货币”两种数据类型的格式代码。

表4-6　适用于“数字”和“货币”两种数据类型的格式代码

如图4-40所示，当金额为正数时，显示为蓝色并添加千位分隔符；当金额为负数时，显示两端带有括号的红色并添加千位分隔符；当金额为0时显示0；当单元格为空时什么也不显示。

图4-40　自定义数字格式前、后的效果

实现此功能的操作步骤如下：

（1）在设计视图中打开所需设置的表，单击“金额”字段所在行中的任意一个单元格。在下方的“常规”选项卡中单击“格式”属性右侧的文本框，然后输入下面的自定义格式代码，如图4-41所示。

图4-41　输入格式代码

     #,##0.00[蓝色];(#,##0.00)[红色];0

（2）保存对表设计的修改，然后切换到数据表视图，在“金额”字段中输入一些数字即可看到效果。

4.4.4　自定义日期和时间格式

表4-7列出了适用于“日期／时间”数据类型的格式代码。日期和时间格式受Windows操作系统中区域设置的影响。

表4-7　适用于“日期／时间”数据类型的格式代码

注意：如果要在格式代码中添加逗号或其他分隔符，则需要将这些符号放在双引号中。