3.1　发票的管理与种类

发票是我国税法制度的特色。在我国，税务部门认定企业的成本费用，主要是看发票的合法合规。只有取得了合法合规的发票，才可以进入企业的成本费用，降低企业的税收。发票就是凭据，是发生成本、费用或收入的原始凭证。对于企业来说，发票是记账的依据，也是缴税的费用凭证；对于员工来说，发票是用来报销的凭证。

3.1.1　发票管理规定

发票是指在经济活动中，由销售方签发给购买方的文本。发票的内容包括销售方向购买方提供的产品或服务的名称、规格、单价和金额。除预付款以外，发票必须具备的要素是根据议定条件由购买方向出售方付款。发票必须包含日期和数量，是会计账务的重要凭证。我国会计制度规定，有效地购买产品或服务的发票称为税务发票。政府部门收费或征款的凭证，一般被统称为行政事业单位收据。为内部审计及核数，每张发票都必须有独一无二的流水账号码，防止发票重复或跳号。

税务机关是发票主管机关，管理和监督发票的印制、领购、开具、取得、保管、缴销。单位、个人在购销商品、提供或者接受经营服务，以及从事其他经营活动中，应当按照规定开具、使用和取得发票。

（1）发票的作用

发票的作用如图3-1所示。

（2）发票的票面内容

发票的票面内容一般包括票头、字轨号码、联次及用途、客户名称、银行开户账号、商（产）品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、金额，以及大小写金额、经手人、单位印章、开票日期、备注等。实行增值税的单位所使用的增值税专用发票还应有税种、税率、税额等内容。

3.1.2　发票的种类和适用范围

（1）发票的种类

1）增值税发票和非增值税发票

发票可以分为两大类，即增值税发票和非增值税发票，如图3-2所示。

2）增值税专用发票和普通发票

发票也可以按照税种进行分类，具体如下。

①增值税专用发票。增值税专用发票是我国实施新税制的产物，是国家税务部门根据增值税征收管理需要而设定的，专用于纳税人销售或者提供增值税应税项目的一种发票。

②普通发票。普通发票主要由增值税小规模纳税人使用。增值税一般纳税人在不能开具专用发票的情况下也可使用普通发票。普通发票由行业发票和专用发票组成。前者适用于某个行业和经营业务，如商业零售统一发票、商业批发统一发票、工业企业产品销售统一发票等；后者仅适用于某一经营项目，如广告费用结算发票、商品房销售发票等。

3）专业发票

专业发票既具有普通发票所具有的内涵，同时还具有比普通发票更特殊的作用。它不仅是记载商品销售额（或服务费）和增值税税额的财务收支凭证，而且兼记着销货方的纳税义务和购货方的进项税额，是购货方据以抵扣税款的法定凭证，对增值税的计算起着关键性作用。

何种企业，何种业务，适用开具何种发票，税务部门都有明确的规定。企业对发票的管理必须严格控制，不能乱开、代开或虚开，更不能使用假发票。一经查实，不但受到经济制裁，还可能受到法律制裁。

（2）发票的适用范围

纳税人该如何选择发票呢？图3-3是发票的适用范围的大致分类。

对于企业的财务人员来说，平时接触最多的就是发票，了解发票的分类对工作会有很大的帮助，对最新出台的各种发票管理文件也能有更为准确的理解方向。

3.1.3　机打发票

过去，财务部门对外开具发票时，都是手工填写。这样的弊端是显而易见的：一是填写费事，浪费人力；二是字迹难辨，模糊不清；三是容易出错，浪费票据；四是日期随意填写，不受限制；五是大头小尾，各联金额不一。

机打发票是相对于手工填写发票而言的。它不但克服了上述几乎所有的弊端，而且大大提高了工作效率。机打发票是通过税务软件、电脑和打印机等设备，打印出合法合规的发票，杜绝了种种作弊行为。

企业在办理使用发票之前，除购买电脑、打印机等设备外，还需要购买符合税务部门要求的税控器（如图3-4所示）。税控器能够产生并记录发票的营业数据；能够将记录后的发票的营业数据写入用户卡进行报税；能够与宿主机进行串口（USB口）通信，浏览营业数据；能够驱动打印机打印营业数据。

目前开具增值税发票必须使用税控器，一些非增值税类的普通发票，也可以不使用税控器。