5.2 设置段落的格式

设置段落格式可以使文档的结构清晰、层次分明。通常情况下，Word文档默认的对齐方式为两端对齐，用户可以根据实际需要为段落设置其他对齐方式以及段间距、行间距和缩进方式等格式。段落格式可通过浮动工具栏、“段落”组和“段落”对话框进行设置。

5.2.1 通过浮动工具栏设置

通过浮动工具栏可以快速地设置段落格式。在浮动工具栏中只有“居中”按钮、“减少缩进”按钮和“增加缩进”按钮3个按钮用于设置段落格式，因此能设置的段落格式比较有限。在浮动工具栏中设置段落格式的方法和在其中设置文本格式的方法一样，选择要设置的段落后，单击浮动工具栏中的相应按钮即可。

“居中”按钮：单击该按钮，可设置文本的居中对齐，在设置标题文本时应用比较广泛。

“减少缩进量”按钮：单击该按钮，可减少段落文本的缩进量，减少段落与页面左边距之间的距离。

“增加缩进量”按钮：单击该按钮，可增加段落文本的缩进量，增加段落与页面左边距之间的距离。

5.2.2 通过“段落”组设置

通过“开始”选项卡中的“段落”组可以设置比较详细的段落格式，如图5-46所示。“段落”组的使用方法与浮动工具栏相似，都是选择段落或将文本插入点定位到段落中后，在其中单击相应的按钮进行段落格式的设置。

① “文本左对齐”按钮：单击该按钮，使段落与页面左边距对齐。

② “文本右对齐”按钮：单击该按钮，使段落与页面右边距对齐。

③ “两端对齐”按钮：单击该按钮，使段落同时与左边距和右边距对齐，并根据需要增加字符间距。

④ “分散对齐”按钮：单击该按钮，使段落同时靠左边距和右边距对齐，并根据需要增加字符间距。

⑤ “行距”按钮：单击该按钮，在弹出的列表中可以选择段落中每一行的磅值，磅值越大，行与行之间的间隔越宽，还可增大段与段之间的距离。

通过“段落”组设置CD:\素材\第5章\校庆启事.docx文档的段落格式（CD:\效果\第5章\校庆启事.docx）。

STEP 01. 设置标题文本的居中对齐。打开“校庆启事”文档，选择标题文本，单击“段落”组中的“居中”按钮使标题文本居中，如图5-47所示。

STEP 02. 设置段落文本的右对齐。选择第8行至第10行文本，单击“段落”组中的“文本右对齐”按钮使选择的文本靠右对齐，如图5-48所示。

STEP 03. 增加段落缩进。选择第4行至第7行文本，连续单击“段落”组中的“增加缩进量”按钮两次，缩进两个字符，如图5-49所示。

STEP 04. 设置行距。选择第1行至第7行文本，单击“段落”组中的“行距”按钮，在弹出的下拉列表中选择“1.5”选项，如图5-50所示。

5.2.3 通过“段落”对话框设置

在“段落”组中设置的段落文本格式仍然只能满足最基本的要求。如果需要更为精确地设置段落文本的格式，必须通过“段落”对话框来实现。

选择需要设置段落格式的文本，单击“段落”组右下角的对话框启动器，打开“段落”对话框，如图5-51、图5-52和图5-53所示。通过“段落”对话框，可对段落格式进行更详细的设置，如左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进等，同时还可以进行换行、分页和中文版式等一些比较特殊的段落效果设置。

“段落”对话框中有“缩进和间距”、“换行和分页”以及“中文版式”3个选项卡，它们的作用如下。

“缩进和间距”选项卡：在该选项卡中可对段落的对齐方式、左右边距缩进量以及段落间距等进行设置。

“换行和分页”选项卡：在该选项卡中可对分页、行号和断字等进行设置。

“中文版式”选项卡：在该选项卡中可对中文文稿的特殊版式进行设置，如按中文习惯控制首尾字符和允许标点溢出边界等。

通过“段落”对话框设置CD:\素材\第5章\新品介绍.docx文档的段落格式（CD:\效果\第5章\新品介绍.docx）。

STEP 01. 单击按钮。打开“新品介绍”文档，选择标题文本，单击“段落”组右下角的对话框启动器，如图5-54所示。

STEP 02. 设置标题文本的段落格式。在打开的“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡的“常规”栏的“对齐方式”下拉列表框中选择“居中”选项，单击按钮，如图5-55所示。

STEP 03. 设置首行缩进。将文本插入点定位到第一段的末尾，单击“段落”组右下角的对话框启动器，在打开的“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡的“特殊格式”下拉列表框中选择“首行缩进”选项，其后面的“磅值”数值框中自动显示为“2字符”，单击按钮应用设置，如图5-56所示。

STEP 04. 设置左缩进和行距。选择除标题及第一段以外的文本内容，单击“段落”组右下角的对话框启动器，在打开的“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡的“缩进”栏的“左侧”数值框中设置数值为“2字符”。在“行距”下拉列表框中选择“1.5倍行距”选项，单击按钮应用设置，如图5-57所示。

STEP 05. 完成段落格式的设置。返回文档中，用鼠标单击任意空白位置取消文本选中状态，即可看到设置段落格式后的效果，如图5-58所示。

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在“页面布局”选项卡的“段落”组中单击右下角的对话框启动器，也可以打开“段落”对话框。

5.2.4 用水平标尺设置段落缩进

设置段落缩进还有一种更为简单的方法，即选择需要进行格式设置的段落或将文本插入点定位到段落中，用鼠标拖动水平标尺上的各个按钮设置段落缩进量。

单击“视图”选项卡，在“显示/隐藏”组中选中“标尺”复选框即可显示标尺，如图5-59所示。拖动水平标尺上的各个按钮可准确地设置段落缩进量。

① 悬挂缩进：改变段落中除首行外的其他行的缩进量。

② 左缩进：改变段落中所有行向左的缩进量。

③ 首行缩进：改变段落中第一行向左的缩进量。

④ 右缩进：改变段落中所有行的右缩进量。

5.2.5 办公案例——设置工作计划的段落格式

本实例将打开CD:\素材\第5章\工作计划.docx文档，为其设置段落格式，效果如图5-60所示（CD:\效果\第5章\工作计划.docx）。通过本实例，主要练习设置段落缩进方式、对齐方式和段落间距等操作。

其具体操作步骤如下。

STEP 01. 设置标题的段落格式。打开“工作计划”文档，选择标题文本，在弹出的浮动工具栏中单击“居中”按钮使标题文本居中，如图5-61所示。

STEP 02. 设置落款样式。选择文档中的落款，在“段落”组中单击“文本右对齐”按钮，使其右对齐，如图5-62所示。

STEP 03. 设置段落格式。选择除标题和落款文本外的所有正文文本，单击“段落”组右下角的对话框启动器。在打开的“段落”对话框的“缩进”栏的“特殊格式”下拉列表框中选择 “首行缩进”选项，“磅值”默认为“2字符”，在“间距”栏的“行距”下拉列表框中选择“固定值”选项，在“设置值”数值框中输入“14磅”，单击按钮，如图5-63所示。

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“段落”对话框中下方的按钮与“字体”对话框中的一样，都是用来将当前设置恢复为默认的格式。单击按钮，将打开一个“制表位”对话框，在其中可设置手动制表位。单击“中文版式”选项卡中的按钮，可打开“Word选项”对话框的“版式”选项卡，在其中可进行首尾字符设置、字符调整和控制字符间距等操作。