1.4 安全保障管理
为了公司能够正常、有序地运营，一个安全的工作环境就显得十分重要。为了提高安全管理部门的工作效率和工作质量，行政人员需要提供一些相关表格，如访客出入登记簿、保安值班安排表等。
1.4.1 访客出入登记簿
为了有效地进行安保管理，切实保障公司和员工的生命财产安全，外来访客进出公司通常需要进行一些必要的信息登记。为此，行政人员需要制作“访客出入登记簿”。
下面介绍制作“访客出入登记簿”的具体操作方法。
01 打开“访客出入登记簿”原始文件。其中已输入标题、“日期”、“来访时间”、“离开时间”、“来访人姓名”、“有效证件号码”、“来访事由”、“拜访部门（人）”等项目，并适当设置字体、字号、文字颜色、表格边框和底纹等。
02 选中A3:A14单元格区域，单击“开始”选项卡中的“数字”组右下角的功能扩展按钮，打开“设置单元格格式”对话框。在“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“日期”选项。在对应的“类型”列表框中选择“3月14日”选项。单击“确定”按钮。
03 选中B3:C14单元格区域，设置单元格格式为“13:30”。
04 在工作表中输入相关数据信息。选中E3:E14单元格区域，切换到“数据”选项卡。在“数据工具”组中单击“数据有效性”按钮。
05 弹出“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择“文本长度”选项，在“数据”下拉列表中选择“等于”选项，在“长度”文本框中输入“18”。
06 切换到“输入信息”选项卡，在“标题”文本框中输入“输入有效证件号码”，在“输入信息”文本框中输入“请输入有效的身份证号码！”。
07 切换到“出错警告”选项卡，在“标题”文本框中输入“输入错误”，在“错误信息”文本框中输入“请输入18 位身份证号码！”。单击“确定”按钮。
08 返回工作表，选中设置了数据有效性的单元格区域，可以看到周围出现了提示信息。输入长度不正确的身份证号码时，会弹出提示对话框，此时单击“取消”按钮，重新输入正确的身份证号码即可。
09 选中E3:E14单元格区域，在“数据”选项卡的“数据工具”组中单击“数据有效性”下拉按钮。打开下拉菜单，单击“圈释无效数据”命令。
10 可以看到工作表中之前输入的无效数据被圈释出来。重新输入正确的身份证号码，或单击“清除无效数据标识圈”，即可取消该无效数据标示。
1.4.2 长假值班安排表
五一、国庆、春节等长假时，许多公司和事业单位会安排人员值班，以便及时解决一些突发状况或保障公司、单位的财产安全。这就需要制作一个“长假值班安排表”，并利用到Excel 2010的“规划求解”功能。
下面介绍制作“长假值班安排表”的具体操作方法。
01 打开“长假值班安排表”原始文件，其中已经输入基本内容和安排值班时遇到的情况。
操作技巧
隐藏功能区：为了便于查看和编辑工作表，可以将Excel的功能区隐藏起来，只需在选项卡名称如“文件”、“插入”等处双击鼠标左键即可。再次双击该处，即可取消隐藏功能区。
02 默认情况下，在Excel 2010中并没有启用“规划求解”功能，用户需要将其添加到功能区中，以便使用。切换到“文件”选项卡，单击“选项”命令。
03 弹出“Excel选项”对话框，切换到“加载项”选项卡。在“管理”下拉列表中选择“Excel加载项”选项。单击“转到”按钮。
04 弹出“加载宏”对话框。勾选“规划求解加载项”复选框。单击“确定”按钮。
05 返回工作表，切换到“数据”选项卡，即可看到其中添加了“规划求解”按钮。
操作技巧
取消加载项：在Excel中添加加载项后，如果需要取消该加载项，只需再次打开“Excel选项”对话框，在“加载项”选项卡的“管理”下拉列表中选择对应的选项，单击“转到”按钮，在弹出的相应对话框中取消勾选该加载项，然后单击“确定”按钮即可。
06 为了便于后面的工作，需要对表格进行一些调整。右键单击第4行，在弹出的快捷菜单中单击“插入”命令。
07 可以看到该行前插入了一行，该行顺序下移。
08 用同样的方法在“李二”前插入一行。在工作表中输入相应文字内容，并对“情况”部分文字位置进行调整。
09 在I2和I4单元格中输入两个必要参数项“变量”和“目标”，并适当设置文本格式和单元格格式等。
10 根据情况介绍，在K2到K9单元格中输入数字1到8。在K10单元格中输入公式“=PRODUCT(K2:K9)”，按下“Enter”键确认输入。
11 根据情况介绍，在B3到B10单元格中输入相应的公式或数字。“B3=1”，“B4=B6+1”，“B5=B9-J2”，“B6=B9+J2”，“B7=B8+2”，“B9=5”，“B10=B5+3”。
12 在J3单元格中输入公式“=PRODUCT (B3:B10)”，按下“Enter”键确认输入。
13 选中J3单元格，切换到“数据”选项卡，单击“分析”组中的“规划求解”按钮。
14 弹出“规划求解参数”对话框，默认“设置目标”为“$J$3”，选择“目标值”单选项。在“目标值”文本框中输入K10单元格中的计算结果“40320”。单击“通过更改可变单元格”文本框后的
按钮。
15 返回工作表，选择B8单元格，可以看到在“规划求解参数”对话框中自动输入“$B$8”。输入英文状态下的逗号作为分隔符，然后选择J2单元格。单击“规划求解参数”对话框中的
按钮。
16 返回“规划求解参数”对话框，单击“添加”按钮。
17 弹出“添加约束”对话框，选中B8单元格，在“单元格引用”文本框中将自动输入“$B$8”。在关系运算符下拉列表中选择“int”选项，“约束”文本框中将自动出现“整数”。单击“添加”按钮。
18 之前设置的约束被添加到“规划求解参数”对话框中，系统清空“添加约束”对话框，可以继续添加约束。参照前面的方法，设置B8单元格大于等于“1”，小于等于“8”。完成后单击“确定”按钮。
19 返回“规划求解参数”对话框，在“遵守约束”列表框中可以看到之前设置的约束。单击“添加”按钮继续添加约束。
20 参照前面的方法，设置J2单元格为“整数”，大于等于“1”，小于等于“8”。在“规划求解参数”对话框的“遵守约束”列表框中可以看到设置的约束。
21 单击“求解”按钮，系统将进行运算。运算完成后，结果显示在工作表中，并弹出“规划求解结果”对话框。确认运算结果后，选择“保留规划求解的解”单选项，单击“确定”按钮即可。
22 选中C3:C10单元格区域，在“开始”选项卡中单击“数字”组右下角的功能扩展按钮，打开“设置单元格格式”对话框。设置该区域单元格格式为形如“3月14日”的日期格式。
23 在M2:N10单元格区域中输入值班次序和值班日期的对照表。
24 在C3单元格中输入公式“=VLOOKUP (B3，$M$2:$N$10，2，FALSE)”，按下“Enter”键确认输入，可以看到计算结果为值班日期。
操作技巧
使用VLOOKUP函数可以搜索某个单元格区域的第一列，然后返回该区域相同行上任何单元格中的值。其语法为：VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])。其中，参数lookup_value是要在表格或区域的第一列中搜索的值；参数table_array是进行搜索的包含数据的单元格区域；参数col_index_num是table_array参数中必须返回的匹配值的列号，如其为1，则返回table_array第一列中的值，为2时，返回table_array第二列中的值；参数range_lookup是一个逻辑值，为TRUE或被省略，则返回精确匹配值或近似匹配值，为FALSE，将只查找精确匹配值。
25 利用填充柄功能将C3单元格中的公式复制到C4至C10单元格中。
26 切换到“页面布局”选项卡，选中A1:G11单元格区域。在“页面设置”组中单击“打印区域”下拉按钮。在打开的下拉菜单中单击“设置打印区域”命令。
27 单击“页面设置”组右下角的功能扩展按钮，打开“页面设置”对话框。在“页面”选项卡中设置纸张方向为“横向”，缩放比例为“170%”，纸张大小为“A4”，打印质量为“600点/英寸”。
28 切换到“页边距”选项卡，适当设置页边距。在“居中方式”栏中，勾选“水平”和“垂直”复选框。然后单击“打印预览”按钮。
操作技巧
打印预览：切换到“文件”选项卡，单击“打印”命令也可以进行打印预览。在对应的“打印”窗格中可以对打印时的纸张大小、纸张方向、缩放比例、打印数量、打印机等进行设置或选择。窗格右侧可以浏览到设置后的打印效果。
29 自动切换到“打印预览”界面，在右侧的窗口中确认打印效果。在中间的“打印”窗格中修改并确认相关打印参数的设置。单击“打印”按钮即可。
